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处理好会计业务中的往来条据

来源:网友上传  2012-4-25 22:48:54   【一起学:终身教育引导者
一、往来条据的种类、特点、使用范围和书写规范

  (一)借条

  借条又称借据、借款据或者借款凭证。借条是确认双方借贷关系成立的原始凭证。除支付报销款项、支付无需归还的款项和确认以往债务外,其他款项支付皆可以用借条。在会计实践中,款项付出时如当时难于确定其使用性质,会计人员应坚持要求收款人出具借条。收款人使用白纸书写借条时,“标题”可直接写“借条”,“借据”或“今借到”。

  (二)领条

  领条是确认应领款项(或物资,下同)已实际领取的原始凭证。通常情况下,领条表示两重含义:一是应领款项已收到;二是所领款项属于收款人应得,无需归还。因此,会计处理上,领条或用于报销。或用于冲销往来或代办收付。

  领条也有两种形式,一是以白纸由收款人直接书写或单独出具:二是印制有固定格式的原始凭证,付款时由收款人签字领取。后一种多为多人式的,而且不一定使用“领条”这一名称,职工工资表、取暖费发放表等均属这类领条。以自纸直接书写领条时,通常标题为“领条”、“今领到”。而且必须在领条正文写明领款原因。

  实践中,业务人员还可能从出纳员处领取已盖印章的空白转 账支票、填有数额的银行汇票等。其实质属借,但习惯上往往出具领条或收条。

  (三)收条

  收条是在不宜使用借条、领条的情况下,收款方出具的确认已收到款项的原始凭证。收条一般用于预收账款、接受投资、接受捐赠这类收款,以及用于收到不退还原借条、原欠条的还款。会计实践中,收到委托人转交或代为返还的款项、受托代保管款项,以及非现金票据或实物接收,也多使用收条表示收讫。

  收条与借条比较,不一定需要归还,如收到还款的收条;收条与领条比较,又不一定不要归还,形成借贷关系的收条有之,如收到预收账款的收条。据此,收条的性质介于借条和领条之间,收款性质具有较大的不确定|生,所以使用收条时应特别审真。写收条时,除“标题”的“收条”或“今收到”外。应在收条的正文部分写明款项收受的性质或缘由,否则,一,旦发生纠纷,持据人与出据人分别作出不同解释,第三方将很难作出裁判。

  (四)收款收据

  收款收据是印有固定格式的用以确认应领、应收或借入款项已经收到的原始凭证。诸多种类条据中,收款收据现时使用最多,包含业务内容最广泛,因使用不当而引发的纠纷也最多。收款收据被应用于借、领、收、欠以及销售等各方面业务事项。但根据收款收据持据方可否凭据报销这一特点进行分类,收款收据可分为往来性收据与发票性收据两大类。在目前,我国规定发票性收据只限用于规费|生收款和非营利性行政事业单位代办费收款。

  会计人员在出具或受理收款收据时,必须注意如下事项:(1)应严格划清往来性收据与发票性收据的界限。凡属往来性收据性质的,均不得记入成本费用;凡属发票性收据眭质,除单位内部费用收付外。所用收据均必须套印主管财政机关的监制章,否则不得作为发票性收据使用或收受,违者。税务机关将不给在税前扣除甚至处以补税罚款。(2)应规范填写收据事由。严格意义上的‘收款收据应属于收条,但鉴于用收款收据代替借条、领条甚至代替欠条在社会上已成惯例,所以使用者只能在收款事由上加以区别。填写收款事由时,应尽可能做到用语准确、详略适当,让使用者一看便能认定属于借、领、收、欠的具体J陛质;作为持据方,除审查收据的各要素项目外,应重点审查收款事由书写是否恰当,会不会在日后产生歧义而发生纠纷。如果事由书写不当,应拒绝收受。提请出据方重开。

  (五)欠条

  欠条是指债务方出具给债权方确认应偿还但尚未偿还款项数额的书面证据。因此在条据大类中,欠条性质特别,它只是体现对已存在的债权、债务关系进行确认,并不因之导致款项的立即收付。

  欠条与借条有相同之处,即两者都可以确认借贷关系的成立,如凭一张借条或凭一张欠条都可以要求债务人还款。但欠条与借条比较,欠条则具有借条所不具有的“累积性”、“排他性”的特点。用会计账务作比喻,借条相当于账务记录的发生额,在债权人存有债务人出具的几张借条的情况下,如果债务人没有债权人出具的还款收据或收条,应以几张借条金额的合计数作为债务金额处理。而债权人持有债务人出具的几张欠条时,如果债权人在最后一张欠条的日期以后没有向债务人出具还款收据或收条,则应以最后出具的一张欠条的金额作为债务金额处理,其他欠条或在最后一张欠条以前的还款收据或收条,都不再作为确认双方债权、债务关系的依据。当然,上述欠条或借条上如果特别注明其他内容或欠条上均附有往来清单的,则还需结合附注或清单的内容确认债务金额。

  (六)送货单

  与以上几种往来条据不同,送货单与会计人员特别是出纳人员的关系,不如以上几种条据密切,但送货单作为往来条据的作用不低于以上几种条据。货款清收纠纷中,不少供货单位因为未出具送货单,或者送货单没有收货单位经办人签字也没有收货单位盖公章(仓库章、业务章)。使得本单位在争议中处于十分不利地位,甚至输掉整个官司。因此,企业销售过程中,凡不属于现金买卖,比如先供货、后收款,或者先收款(预收)、后交货,交货时都必须出具送货单并要求收货方签字或盖章。

  如果是贿货方来人提货,则将“送货单”改为“收货单”;如果是代办托运(发货制),将受托方签字盖章的托运单代替送货单。

  此外。还有一些文字或签字并不独立成为条据,但与有关内容结合则起到条据的作用,比如本文以下介绍的在发票或其他有关原始凭证上加注签名,均属广义的条据范围。

  二、条据的盖章与签字

  按照规定,从外单位取得的条据(原始凭证),必须盖有出具单位的公章,从个人取得的条据,必须有收款人(或代收款人,下同)的签名或盖章,否则,不得付款。对于单位与内部职能部门或分支机构之间,或这些部门之间的往来条据也应参照上述规定执行。

  为防范经济纠纷并对单位或会计人员造成不利后果,应该注意以下几个方面:

  (一)以单位名义出具的条据必须加盖出具单位公章

  根据民法原理,单位出具的条据,既盖了公章,个人又签字的,除休据上另有特殊说明外,视为单位行为,个人不论与出具单位关系如何,均推定为经办人。如果上述条据收起诉讼,人个不作为当事人处理,但如果应有单位盖章而未盖章的,只有个人的盖章或签名的,即使已写有单位名称,如果持据方不想找单位或出具条据单位不认账,盖私章或签名的个人将会在诉讼中成立为被告。

  (二) 认真防范无效代签及冒签冒领条据

  1、代签。属于代签的条据,条据的收款人事后 不承认,原因一般为代签方法不规范,代签字办理借、领、收款时,有些代签人只签被代签人只签被代签人的条据的收款人或欠款人的姓名,不签自己即代签人的姓名。这样,事后发生纠纷时,被代签人说自己实际没有收到款项也没有签字而不予认账,代签人因没有签写自己姓名,事后一赖了之也奈何他不得,甚至纠纷发生时已记不起是谁代签。因此,对于代签字的,都必须同时由代签人书写被代签人和代签入两个人的姓名,代签人自己签名后应加“代”字并将姓名和“代”字置于括号中。

  2.冒签。指冒用他人姓名即法定收款^的姓名签字。实践中,这种纠纷案发率较高,原因是不少人对签字的条据不附加条件,只要一见到签字条据特别是熟人的签字条据就深信不疑,给心术不正者甚至坏人代签冒领提供了便利。防范的方法应是:A、对于自己不能熟练鉴别真伪的签字人,应要求其在自己当面签字;B、对于不具备上述条件的,在对方已签字的情况下,可以通过电话联系方式“核实”条据业务,“顺便”核实签字。

  (三)妥善处理好碍于面子的写条、签章问题 .

  一些属碍于面子的签字业务,由于收款^是付款人的领导或要好者,付款人不好意思要收款人出具借、领条或欠条等,事后收款八赖账或忘记,造成纠纷则付款被动。防范的方法是:对于不好要求其亲自写借条、收条、领条、欠条的,可以由会计人员事前写好应写的条据,只将条据的签名或盖章处空着,这样做—般都可以收到预期效果。

  三、经济往来中条据的具体处理

  (一)还款、结算、报销时有关条据的处理。单位之间、单位与个人的往来,凡以借条、收条、欠条等条据确立债权债务关系的,除法律法规加有规定或当事人双方另有约定的情况外,还款时原立条据的处理原则应与心肝上规范相同,即不、不换、不改原据。如果因向外单位或外地个人索债需要出示原据,可以复印件代替。

  (二)暂存、预收款项支用的条据处理。不论在什么情况下,会计人员收受他人报销凭证或其他涉及往来支付的条据,要么以现金付款,要么出具不款销账的收据,绝不能收到报销凭证后让报账人“空手离去”。

  四、收取、转交及空收款项的条据使用与处理

  (一)一般交易及往来结算的收款条据

  按照会计业务的惯例,出纳人员(包括收款员,下同)的责任是凭票收款,“票”给付款人的几联(或一联)中就有一联属收条性质,出纳人员原则上不自开自收。但在实践中,往来结算的收条或收据多由出纳人员自开,有些出纳人员由于缺乏工作经验对于可能在近期结清或欠付报销款项的条据往往以白纸单写,不留存根,会计俗语叫“撒手飞”,这样时间稍久,出纳人员忘记后即成为现金长款,有时与现金短款抵销则更难觉察。待持据人来索款或核对时,出纳人员则陷入被动甚至被怀疑为贪污。因此,出纳人员开具涉及往来或收入的条据,均应至少两联,其中一联留存。

  (二)代收款项的转交

  在企事业单位,总难免发生由其他人员为出纳人员代收款的事项。代收款项应当如何转交给出纳人员,也是会计业务中容易出现纠纷的事项。现实中,代收人员一般总是出纳人员的同事、熟人,代收款转交时,多数情况下将现金与发票,收款联一起交给出纳人员即告了事。

  (三)空收款项的条据处理

  在实际工作中,经常会发生由单位提供盖章的空白发票,或者由外出人员、催款人员客户、外出人员、清欠人员从会计人员开具尚未收款的发票自开。但这种处理方法容易产生二种纠纷,一是发票提交购买方时,购买方往往当时不能交款,而供货方只要求购买方在发票收款联或存根联上签字,就将盖章后的发票联及提货联交购货方。事后如果购货方赖账,供货方凭收款联或者存根联的签字无法认定购货方欠款,导致在经济纠纷中处于不利地位。二是外出人员、催款人员将货款、特别是现金收回转交出纳员时,因为发票联、提货联均已交给购货方,只剩一联收款联与现金一并转交,也容易造成类似上述代收款项转交时出现的情况。因此,建议采取以下措施防范这类风险:①客户、外出人员或催款人员自出纳员处开具发票时,交款不足部分或没有交款的,取票人必须就欠款部分向出纳员出具欠条,注明欠款金额、原因。②外出人员、结账及催款人员向客户开具发票时,也必须按上述要求办理,均不得以客户在发票有关联签字代替欠条。③客户、外出人员、结账及催款人员向出纳员交款时,凡不在交款时开具发票的,出纳员必须向交款人出具收款收据。

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